Digitaal en papier combineren

Na het afrekenen kunt u een deelpagina aanzetten. U krijgt dan een vaste link en een QR-code om te downloaden. Zet die QR-code op de papieren kaart. Wie hem met de camera van zijn telefoon scant, ziet de video met de tijden en het adres eronder, en zet ze met één knop in de agenda. Er is ook een knop voor de route. De pagina opent zonder app of account, wat prettig is voor wie zelden iets installeert. Zet bij de code een korte uitleg, zoals "Scan voor de video en de route", zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten. Hoe u de video zelf maakt, leest u bij een rouwvideo maken.

Opa krijgt de kaart op de mat, de kleinkinderen de video in de groepsapp. U kiest per persoon wat het beste past, met dezelfde gegevens. Een handige manier is om de adreslijst voor de kaarten in drieën te verdelen: wie een kaart krijgt, wie de video via WhatsApp ontvangt en wie de link per e-mail krijgt. Collega's en verenigingen ontvangen vaak liever een link die ze zelf verder kunnen delen. Voor wie ver weg woont, is de video meestal genoeg. Zo voorkomt u dat iemand helemaal niets hoort, en ook dat iemand alles drie keer krijgt. Hoe u de video per e-mail of met een link verstuurt, staat bij een digitale rouwkaart versturen.

In de dagen na een overlijden is tijd het schaarst. In Nederland vindt de uitvaart uiterlijk op de zesde werkdag na het overlijden plaats, en een kaart moet nog ontworpen, gedrukt en bezorgd worden. Daarom gaat de video vaak eerst rond, zodra de tijden van condoleance en afscheid vaststaan. De kaart volgt dan een of twee dagen later en komt bij wie hem graag in handen heeft. Staan de tijden nog niet vast, dan kan een kort overlijdensbericht al wel rond, met alleen de naam, de foto en de datums. De uitnodiging volgt daarna, als video en op de kaart. Hoe zo'n uitnodiging eruitziet, leest u bij een uitnodiging voor de uitvaart als video.

Het grootste risico van twee vormen is dat ze elkaar tegenspreken. Staat op de kaart 19:00 en in de video 19:30, dan weet niemand meer welke tijd klopt. Neem daarom dezelfde naam, dezelfde foto en exact dezelfde tijden en adressen over. Controleer de schrijfwijze van de naam op beide, inclusief tussenvoegsels en een eventuele meisjesnaam. Ook de woorden mogen gelijk zijn: een openingszin van de kaart werkt vaak net zo goed in de video, zolang hij kort is. Voorbeelden vindt u bij voorbeeldteksten voor een rouwkaart en de tekst voor een rouwvideo. Gebruikt u een foto, kies dan dezelfde als op de kaart; meer daarover staat bij een rouwkaart met foto.

De gegevens zijn op beide gelijk, maar de ruimte verschilt. Op een papieren kaart is plaats voor een gedicht, een namenlijst van de familie en een correspondentieadres. In de video is minder ruimte, omdat mensen de tekst moeten lezen terwijl hij speelt. Houd de video daarom bij de naam, de foto, de datums en de tijden en het adres van condoleance en afscheid, met hooguit één korte persoonlijke regel. Wat de video toevoegt, is beweging, rustige muziek en het gemak dat iemand alles op zijn telefoon heeft. Wat de kaart toevoegt, is ruimte voor woorden en iets om te bewaren. Is het afscheid in besloten kring, zet dat dan op beide even duidelijk; formuleringen vindt u bij een rouwkaart tekst voor besloten kring.

Een QR-code werkt alleen als hij goed te scannen is. Geef de drukker het bestand dat u downloadt, en laat hem niet natekenen of heel klein maken. Kies een plek met een rustige, lichte achtergrond, bijvoorbeeld op de achterkant of onderaan de binnenkant. Laat er wat lege ruimte omheen en zet hem niet over een foto of een vouw. Vraag de drukker om een proef en scan de code daarop met twee verschillende telefoons voordat de hele oplage wordt gedrukt. Zo weet u zeker dat hij werkt, ook bij iemand met een ouder toestel. Zet de deelpagina pas uit als u zeker weet dat niemand de kaart nog gebruikt, want daarna toont de code de video niet meer.

Een gedrukte kaart verandert niet meer. Verschuift de tijd of verandert de plek, dan is de deelpagina uw redmiddel. U past de video aan en werkt de deelpagina met één klik bij; de link en de QR-code blijven gelijk. Wie de code op de kaart scant, ziet dan de nieuwe gegevens. Stuur in de familiegroep ook de nieuwe video met een korte zin over wat er veranderd is, want een video die al verstuurd is, verandert niet vanzelf. Een kleine correctie na het afrekenen is gratis. Wat het verder kost, staat bij de kosten van een rouwvideo. Lukt het versturen van de nieuwe versie niet, kijk dan bij als een video versturen niet lukt.

Ook na de uitvaart werkt de combinatie goed. Families sturen vaak een bedankkaart aan wie aanwezig was, een kaart stuurde of hielp. Een korte bedankvideo bereikt daarnaast de mensen in de groepsapp snel, met een warme zin en een foto. Een jaar later kan een herdenking op dezelfde manier: een uitnodiging als video voor wie op de telefoon zit, en een kaartje voor wie dat prettiger vindt. Zo blijft de vorm die de familie bij het afscheid koos ook daarna herkenbaar. Zinnen voor de kaart staan bij teksten voor een bedankkaart na een overlijden, en voorbeelden van video's bij de bedankvideo en de herdenkingsvideo.